Kỹ thuật phản hồi Email trong 3 phút
田中： 佐藤さん、返信が早いですね！メールを送ってから、まだ3分ですよ。 ♬
Anh Sato, phản hồi nhanh quá nhỉ! Từ lúc tôi gửi email mới chỉ có 3 phút thôi.
佐藤： 相手を待たせない「3分ルール」を守っているんだ。 ♬
Tôi đang tuân thủ "quy tắc 3 phút" để không bắt đối phương phải chờ đấy.
田中： 3分は短すぎますね！すぐに返せない時は、どうしてもらえますか。 ♬
3 phút là ngắn quá nhỉ! Những khi không thể trả lời ngay thì tôi nên được anh chỉ bảo thế nào ạ?
佐藤： とりあえず「確認しました」と返事をして。仕事が止まらないようにね。 ♬
Tạm thời cứ phản hồi là "Tôi đã xác nhận". Để công việc không bị dừng lại nhé.
田中： わかりました。内容が短くても、失礼にはなりませんか。 ♬
Tôi hiểu rồi. Nội dung ngắn quá thì có thất lễ không ạ?
佐藤： はい。丁寧な言葉を使えば、早さは「思いやり」になるよ。 ♬
Không đâu. Nếu dùng từ ngữ lịch sự thì sự nhanh chóng sẽ trở thành "sự quan tâm" đấy.
田中： なるほど。私も自分のメールを早く返せるように練習してもいいですか。 ♬
Ra là vậy. Tôi cũng luyện tập để có thể phản hồi email của mình nhanh hơn có được không ạ?
佐藤： もちろん。時間を大切にする姿は、相手に信頼されるよ。 ♬
Tất nhiên rồi. Dáng vẻ trân trọng thời gian sẽ được đối phương tin tưởng đấy.
🌸 語彙 và 文法 của ポイント
語彙 (Từ vựng):
・守る： Tuân thủ / Giữ quy tắc (N4).
・待たせる： Bắt chờ đợi (Sai khiến - N4).
・止まる： Dừng lại / Đình trệ (N4).
・思いやり： Sự thấu cảm / Quan tâm (N3).
・信頼される： Được tin tưởng (Bị động - N3).
文法 (Ngữ pháp):
・～てもらえますか： Nhờ vả / Hỏi ý kiến hướng dẫn (N4).
・～てもいいですか： Xin phép thực hiện hành động (N5/N4).
・～（ない）ように： Để cho / Để không... (Mục đích - N4).
・～（れ）ば： Nếu... thì (Điều kiện - N4).
Giao lưu cà phê giữa các phòng ban
田中： 佐藤さん、隣の部署の人とコーヒーを飲んでもいいですか。 ♬
Anh Sato, tôi đi uống cà phê với người ở bộ phận bên cạnh có được không ạ?
佐藤： もちろん。新しいつながりができるのは、いいことだよ。 ♬
Tất nhiên rồi. Việc tạo ra những kết nối mới là điều tốt mà.
田中： ありがとうございます。初めて会う人なので、少し緊張します。 ♬
Cảm ơn anh. Vì là người lần đầu gặp nên tôi hơi căng thẳng ạ.
佐藤： 大丈夫。仕事の話じゃなくて、趣味の話から始めればいいよ。 ♬
Không sao đâu. Không cần nói chuyện công việc, cứ bắt đầu từ chuyện sở thích là được.
田中： わかりました。もし話が盛あがったら、少し時間を延ばしてもいいですか。 ♬
Tôi hiểu rồi. Nếu câu chuyện trở nên sôi nổi, tôi kéo dài thời gian thêm một chút có được không ạ?
佐藤： ああ、でも15分で終わるのがルールだから、一度切り上げようね。 ♬
À, nhưng vì quy tắc là kết thúc trong 15 phút, nên chúng ta hãy tạm dừng đúng lúc nhé.
田中： そうですね。相手の迷惑にならないように気をつけます。 ♬
Đúng vậy ạ. Tôi sẽ chú ý để không làm phiền đối phương ạ.
佐藤： うん。リフレッシュして、また午後の仕事も頑張ろう。 ♬
Ừm. Hãy thư giãn rồi chiều lại cố gắng làm việc nhé.
🌸 語彙 và 文法 của ポイント
語彙 (Từ vựng):
・部署： Phòng ban / Bộ phận (N3).
・つながり： Sự kết nối / Mối quan hệ.
・緊張する： Căng thẳng / Hồi hộp (N3).
・盛あがる： Trở nên sôi nổi / Hào hứng (N3).
・延ばす： Kéo dài (thời gian / kỳ hạn) (N4).
・切り上げる： Kết thúc / Tạm dừng / Làm tròn (số).
・迷惑： Phiền hà / Làm phiền (N4).
文法 (Ngữ pháp):
・～てもいいですか： Xin phép thực hiện một hành động (N5/N4).
・V-ます形： Diễn tả trạng thái hoặc khẳng định ý định (N5/N4).
・～（れ）ばいい： Chỉ cần làm... là được (Lời khuyên - N4).
・～（ない）ように： Để cho / Để không... (Chỉ mục đích - N4).
Cách tiếp nhận và xử lý lời góp ý
佐藤： 田中さん、さっきの資料ですが、数字をもう少し大きく直してもらえませんか。 ♬
Tanaka này, tài liệu lúc nãy ấy, cậu có thể sửa giúp tôi cho các con số to hơn một chút được không?
田中： あ、すみません！すぐに確認します。教えてくれてありがとうございます。 ♬
A, tôi xin lỗi ạ! Tôi sẽ kiểm tra ngay. Cảm ơn anh đã chỉ bảo cho tôi.
佐藤： いえいえ。お客様が見やすいように、工夫するのは大切だよ。 ♬
Không có gì đâu. Việc bỏ công sức để khách hàng dễ nhìn là rất quan trọng đấy.
田中： 勉強になります。他にも直すところがあれば、教えてもらえませんか。 ♬
Học hỏi được nhiều quá ạ. Nếu còn chỗ nào cần sửa nữa, anh có thể chỉ giúp tôi được không ạ?
佐藤： 今のところは大丈夫だよ。次は自分でも一度、見直してみてね。 ♬
Hiện tại thì ổn rồi. Lần tới cậu hãy thử tự mình kiểm tra lại một lượt nhé.
田中： はい、気をつけます。次はもっといい資料を作れるように頑張ります。 ♬
Vâng, tôi sẽ chú ý ạ. Tôi sẽ cố gắng để lần tới có thể làm ra tài liệu tốt hơn.
佐藤： その意気だよ。失敗を次に活せば、もっと成長できるよ。 ♬
Tinh thần phải thế chứ. Nếu cậu vận dụng được thất bại cho lần tới, cậu sẽ còn trưởng thành hơn nữa đấy.
🌸 語彙 và 文法 của ポイント
語彙 (Từ vựng):
・直す： Sửa chữa / Hiệu chỉnh (N4).
・工夫する： Bỏ công sức / Tìm tòi cách làm tốt hơn (N3).
・見直す： Xem lại / Kiểm tra lại (N4).
・失敗： Thất bại / Lỗi lầm (N4).
・活す： Vận dụng / Phát huy (N3).
・成長する： Trưởng thành / Phát triển (N3).
文法 (Ngữ pháp):
・～てもらえませんか： Nhờ vả đối phương giúp đỡ (N4).
・V-ます： Phản hồi nhanh và cam kết thực hiện (N5/N4).
・～ように： Để cho / Để không... (Mục đích - N4).
・～（れ）ば： Thể điều kiện "Nếu... thì" (N4).
Giờ làm việc tập trung cao độ
田中： 佐藤さん、今から「集中タイム」ですね。私も静かにしていてもいいですか。 ♬
Anh Sato, từ bây giờ là "giờ tập trung" nhỉ. Tôi cứ giữ im lặng có được không ạ?
佐藤： もちろん。この1時間は電話もメールもしないで、自分の仕事に集中しよう。 ♬
Tất nhiên rồi. Trong 1 tiếng này, chúng ta đừng điện thoại hay email gì cả, hãy tập trung vào việc của mình nhé.
田中： わかりました。急ぎの用事がある時は、どうしてもらえますか。 ♬
Tôi hiểu rồi. Những khi có việc gấp thì tôi nên được anh chỉ bảo thế nào ạ?
佐藤： 緊急の時だけ、小さい声で声をかけてね。基本は1時間後に話そう。 ♬
Chỉ khi cực kỳ khẩn cấp thì mới gọi khẽ thôi nhé. Nguyên tắc là hãy để sau 1 tiếng nữa rồi nói chuyện.
田中： 承知いたしました。ヘッドホンを使ってもいいですか。 ♬
Tôi đã hiểu. Tôi sử dụng tai nghe có được không ạ?
佐藤： いいよ。周の音が気にならないように、工夫するのはいいね。 ♬
Được chứ. Cậu biết cách tìm tòi để không bận tâm đến tiếng động xung quanh là tốt đấy.
田中： はい。この1時間で、難しいレポートを終わらせます。 ♬
Vâng. Trong 1 tiếng này, tôi sẽ kết thúc xong bản báo cáo khó ạ.
佐藤： その意気だよ。集中が終わったあとの休憩は最高だよ。 ♬
Tinh thần phải thế chứ. Cảm giác nghỉ ngơi sau khi tập trung xong là tuyệt nhất đấy.
🌸 語彙 và 文法 của ポイント
語彙 (Từ vựng):
・集中： Tập trung (N3).
・緊急： Khẩn cấp / Cấp bách (N3).
・声をかける： Gọi / Lên tiếng / Bắt chuyện.
・基本： Cơ bản / Nguyên tắc (N3).
・周： Xung quanh (N4).
・工夫する： Bỏ công sức / Tìm tòi cách làm tốt hơn (N3).
・休憩： Nghỉ ngơi (N4).
文法 (Ngữ pháp):
・～ていてもいいですか： Xin phép duy trì một trạng thái (N4).
・～てもらえますか： Nhờ vả hoặc hỏi hướng dẫn xử lý (N4).
・～てもいいですか： Xin phép cho hành động cá nhân (N5/N4).
・V-（ら）せます： Thể khẳng định ý chí hoàn thành việc (Sai khiến - N4).
・～（ない）ように： Để cho / Để không... (Chỉ mục đích - N4).
Họp đứng để tiết kiệm thời gian
田中： 佐藤さん、次の会議は椅子を使わなくてもいいですか。 ♬
Anh Sato, cuộc họp tới tôi không dùng ghế có được không ạ?
佐藤： そうだね。今日は「立ったまま会議」で、15分で終わらせよう。 ♬
Đúng vậy. Hôm nay chúng ta sẽ "họp đứng" và kết thúc trong 15 phút nhé.
田中： わかりました。内容を短くまとめるために、ホワイトボードを使ってもいいですか。 ♬
Tôi hiểu rồi. Để tóm tắt nội dung ngắn gọn, tôi sử dụng bảng trắng có được không ạ?
佐藤： もちろん。大事なポイントだけ、はっきり書いてね。 ♬
Tất nhiên rồi. Chỉ cần viết rõ những điểm quan trọng thôi nhé.
田中： 承知いたしました。私の発表が終わったら、一度見てもらえませんか 。 ♬
Tôi đã hiểu. Sau khi tôi trình bày xong, anh có thể xem giúp tôi một lần được không ạ?
佐藤： いいよ。短い時間で決めるのは大変だけど、練習になるよ。 ♬
Được chứ. Quyết định trong thời gian ngắn tuy vất vả nhưng sẽ là bài luyện tập tốt đấy.
田中： はい。みんなの時間を大切にするために、手短に話します。 ♬
Vâng. Để trân trọng thời gian của mọi người, tôi sẽ nói thật súc tích ạ.
佐藤： その意気だよ。足を使って立つと、頭もスッキリしていいアイデアが出るからね。 ♬
Tinh thần phải thế chứ. Khi dùng đôi chân đứng vững, đầu óc cũng tỉnh táo và nảy ra ý tưởng hay đấy.
🌸 語彙 và 文法 của ポイント
語彙 (Từ vựng):
・立ったまま： Trong trạng thái đứng / Giữ nguyên tư thế đứng (N4).
・まとめる： Tóm tắt / Tổng hợp lại (N4).
・ポイント： Điểm chính / Trọng tâm (Point).
・発表： Phát biểu / Trình bày (N4).
・手短に： Ngắn gọn / Súc tích (N3).
・アイデア： Ý tưởng (Idea).
文法 (Ngữ pháp):
・～なくてもいいですか： Xin phép không cần làm gì đó (N5/N4).
・～てもいいですか： Xin phép thực hiện một hành động (N5/N4).
・～てもらえませんか： Nhờ vả đối phương giúp đỡ hoặc kiểm tra giúp (N4).
・V-ます： Khẳng định ý chí thực hiện hành động (N5/N4).
Họp đứng để tiết kiệm thời gian
田中： 佐藤さん、次の会議は椅子を使わなくてもいいですか。
Anh Sato, cuộc họp tới tôi không dùng ghế có được không ạ?
佐藤： そうだね。今日は「立ったまま会議」で、15分で終わらせよう。
Đúng vậy. Hôm nay chúng ta sẽ "họp đứng" và kết thúc trong 15 phút nhé.
田中： わかりました。内容を短くまとめるために、ホワイトボードを使ってもいいですか。
Tôi hiểu rồi. Để tóm tắt nội dung ngắn gọn, tôi sử dụng bảng trắng có được không ạ?
佐藤： もちろん。大事なポイントだけ、はっきり書いてね。
Tất nhiên rồi. Chỉ cần viết rõ những điểm quan trọng thôi nhé.
田中： 承知いたしました。私の発表が終わったら、一度見てもらえませんか printer.
Tôi đã hiểu. Sau khi tôi trình bày xong, anh có thể xem giúp tôi một lần được không ạ?
佐藤： いいよ。短い時間で決めるのは大変だけど、練習になるよ。
Được chứ. Quyết định trong thời gian ngắn tuy vất vả nhưng sẽ là bài luyện tập tốt đấy.
田中： はい。みんなの時間を大切にするために、手短に話します printer.
Vâng. Để trân trọng thời gian của mọi người, tôi sẽ nói thật súc tích ạ.
佐藤： その意気だよ。足を使って立つと、頭もスッキリしていいアイデアが出るからね。
Tinh thần phải thế chứ. Khi dùng đôi chân đứng vững, đầu óc cũng tỉnh táo và nảy ra ý tưởng hay đấy.
🌸 語彙 và 文法 của ポイント
語彙 (Từ vựng):
・立ったまま： Trong trạng thái đứng / Giữ nguyên tư thế đứng (N4).
・まとめる： Tóm tắt / Tổng hợp lại (N4).
・ポイント： Điểm chính / Trọng tâm (Point).
・発表： Phát biểu / Trình bày (N4).
・手短に： Ngắn gọn / Súc tích (N3).
・アイデア： Ý tưởng (Idea).
文法 (Ngữ pháp):
・～なくてもいいですか： Xin phép không cần làm gì đó (N5/N4).
・～てもいいですか： Xin phép thực hiện một hành động (N5/N4).
・～てもらえませんか： Nhờ vả đối phương giúp đỡ hoặc kiểm tra giúp (N4).
・V-ます： Khẳng định ý chí thực hiện hành động (N5/N4).